Системы управления проектами

Что такое управление проектами

Управление проектами - это то, каким образом будет планироваться и отслеживаться разработка проекта. Выбранная система управления проектом должна позволять планировать, управлять и контролировать сроки, бюджет, задачи и ресурсы. Проект может считаться успешным, когда он сделан в срок, вложился в бюджет и вся планируемая функциональность работает на 100%. Когда надо предварительно рассчитать стоимость и сроки, спланировать ресурсы и предоставить их клиенту для подписания договора на разработку проекта, необходима возможность планирования. Также необходимо внесение изменений в задачи, ресурсы, рабочее время, бюджет проекта, т.е. управление проектом. Контроль требуется, чтобы знать состояние проекта в любой момент времени и своевременно вносить изменения в план и ход разработки.

Как выбрать систему управления проектами

Существует огромное количество продуктов, предназначенных для управления проектами, но все их можно грубо поделить на:

• Использование MS Excel в качестве системы управления проектами;
• Специализированные on-line системы управления проектами;
• MS Project;
• Внутренние корпоративные системы.

Здесь требуется руководствоваться следующими критериями:

• Простота использования. Простые системы быстрее приживаются в компании и требуют меньше усилий и времени для управления проектами;
• Централизованная БД проектов и задач. Централизованное хранение проектов и задач упрощает внесение и получение информации по проекту;
• Централизованная БД ресурсов. Единый пул ресурсов облегчает работу по отслеживанию загруженности любого члена команды в любой момент времени;
• Назначение задач. Назначение задачи - это своего рода выбор ответственного за ее реализацию;
• Отслеживание статуса проектов и задач. В основном, следят за сроками, бюджетом и трудозатратами. Для детального анализа статуса проекта можно использовать статусы отдельных задач;
• Доступ через Internet. Полезен в том случае, если члены проектной команды работают не в одном офисе;
• Гибкая система прав доступа. Для большинства проектов необходимо разграничивать права доступа сотрудников к финансовой информации;
• Возможность формирования отчетов. Отчеты нужны для анализа, сравнения и контроля как конкретного проекта, так и группы проектов. Очень хорошо, если система управления проектами обладает возможностью модифицировать или создавать новые отчеты через встроенный конструктор отчетов;
• Поддержка тайм-карт. Тайм-карты используются для учета и отслеживания рабочего времени сотрудников и автоматического отслеживания статуса завершения задач.

Использование MS Excel

Это самый простой способ. Он заключается в том, что проект расписывается в виде задач, где на каждую задачу определяется время и назначается разработчик. На рисунке приведен пример оформления проекта в MS Excel.

Пояснения к полям плана проекта:

• Имя проекта. Удобно имя проекта дублировать в имени файла.
• Группа задач. Примером группы может служить имя некого функционального модуля проекта.
• Задача. Содержит описание задачи. Время выполнения одной задачи не должно превышать 16 часов, в случае превышения - задача должна быть разбита на подзадачи.
• Приоритет. 1 - это самый высокий приоритет, а 500 - самый низкий.
• Оценка. Это предварительная оценка времени разработки задачи сотрудником, который будет ее выполнять. Используется для последующего анализа погрешности в планируемом времени и реальном потраченном.
• Текущее. Это реальная оценка, сколько займет/заняла задача. К примеру, если задача "Форма отображения продуктов в корзине" вначале разработчиком была оценена в 6.0 часов, то в ходе работы над задачей это время было увеличено на 8.0 часов.
• Затраченное. В этом поле разработчик указывает, сколько времени уже потрачено на задачу.
• Оставшееся. Это формула, равная [Текущее, часы] минус [Затраченное, часы].
• Назначено на. Имя и фамилия сотрудника, который будет выполнять задачу.

Плюсы:

• Простота использования. Не требует установки и настройки.

Минусы:

• Сложно организовать параллельную работу проектной команды над одним файлом, чтобы каждый сотрудник мог отмечать свое отработанное время по своим задачам;
• Сложно собрать статистку по всем проектам сразу;
• Нет возможности вести тайм-карты, так как при переназначении частично выполненной задачи от одного сотрудника другому определить отработанное время предыдущего сотрудника уже невозможно.

Идеальный вариант для компаний, в которых небольшое количество проектов и над одним проектом работает один-два человека.

Специализированные системы управления проектами

Например, dotProject и другие бесплатные программные продукты с открытым кодом (Open Source): администратор системы создает пользователей и раздает им права; затем менеджер проекта создает проект и задачи; задачи назначаются сотрудникам; сотрудники, отработав над задачей, отмечают ее статус в виде процентов выполнения или затраченных часов; менеджер проекта и руководство компании контролируют ход выполнения проекта с помощью многочисленных отчетов и статусов проекта.

Минусы:

• Неудобно использовать web-страницы для работы с табличными данными. Другими словами, нет возможности редактировать табличные данные так же легко, как это делается в Excel;
• Нет гибкости в настройках практически всех ключевых областей: проекты, задачи, ресурсы, права безопасности, уведомления и отчеты. К примеру, может быть большой проблемой добавление нового свойства в описание проекта или задачи.

Если у компании есть возможность самостоятельно вносить изменения и расширять функционал под свои нужды или вышеприведенные минусы для них не критичны, то можно использовать этот вариант.

MS Project

Самый мощный специализированный продукт для управления проектами - это MS Project. В него заложены принципы и подходы по управлению проектами на базе Microsoft Solutions Framework (MSF). Он применяется не только для разработки проектов масштаба предприятия, но и для разработки небольших проектов. Для получения максимума возможностей необходимо использовать серверную версию продукта, в которой удобно реализована распределенная работа над проектами.

Плюсы:

• Для работы над проектом используется отдельное Windows-приложение, с которым удобнее и быстрее работать, чем через web-страницы;
• Простая и удобная система отслеживания отработанного времени над задачами, интегрированная с тайм-картами и доступная через Internet;
• Гибкая система настройки всех параметров системы и проектов. Можно не только добавлять новые свойства каждому проекту, задачам и ресурсам, но и создавать и модифицировать отчеты, настраивать формы представления информации, тонко настраивать политику безопасности и даже настраивать пользовательский web-интерфейс.

Минусы:

• Сложность настройки серверной части MS Project. Зачастую без помощи специалиста не обойтись;
• Перед началом разработки проектов очень желательно ознакомиться с руководством пользователя как по системе в целом, так и по методологии MSF.

Данный продукт хорош для компаний, которые разрабатывают проекты согласно методологии MSF и не планируют каких-либо серьезных изменений в функционале системы.

Внутренние корпоративные системы

Бывает, что в компании отсутствует специалист, который смог бы разобраться, установить и настроить одну из существующих систем или же специалисты компании не желают разбираться с готовыми системами, тогда компания разрабатывает свою собственную.

При наличии специфических требований к системе управления проектами, например, тесная интеграция с существующими платежными системами или интеграция с существующими системами, написанными на весьма специфических языках, компания вынуждена разрабатывать собственную систему.

Для небольшой начинающей компании вполне достаточно использования Excel для ведения проектов. С ростом компании и проектов так или иначе придется искать более специализированные подходы. И важно еще до начала поисков определиться с требованиями и поручить это дело специалисту. Проигнорировать существующие продукты и начать писать свой собственный не сложно, сложно сразу написать качественный и полнофункциональный продукт и поддерживать его еще многие годы.

В конечном счете, не так важно, какую именно выбрать систему управления проектами, главное - иметь возможность быстро и просто адаптировать ее под нужды и специфику работы вашей компании.